A veces menos es más.

Sept 02, 2010 | Por Antonio Romero.

LAS GRANDES PREVISIONES, PUEDEN ACABAR EN UN FIN NO DESEADO.

Esto ocurrió recientemente en una conferencia en Madrid. Un Director de Comunicación me había oído intervenir para un grupo de Recurso Humanos y todo salió tan bien que decidió contratarme para unas jornadas a un grupo de estudiantes de economía de una importante escuela de negocios. Pregunté cuantos estudiantes esperaba en mi intervención, me dijo que unos 100.

El día del evento, me dirigí a la sala para disponer todo lo referente a la charla y comprobar los medios técnicos. Observé que la sala estaba preparada para una audiencia mucho más numerosa. A primera vista calculé para más de 175 asistentes.
 
Es un hecho, que a las personas no nos gusta sentarnos en las filas delanteras. Es la naturaleza humana. Tendemos a espaciarnos unos con otros o sentarnos en pequeños grupos con personas afines a nosotros. No hay más que observar como se va completando un autobús de línea para observar este hecho. La mayoría de la gente prefiere dejar filas de asientos vacías.
 
Esto no es divertido para el orador. Buscar una forma para conectar con el público rodeado de butacas vacías, se convierte en un duro problema. Esas filas vacías enfrente del estrado se transforman en una barrera invisible que crea un vacío entre el ponente y la audiencia. Es nuestra responsabilidad hacer todo lo que podamos para conectar mejor con la audiencia.

El directivo que me había contratado tenía muchas presentaciones a sus espaldas. Cuando le comuniqué el problema lo entendió  inmediatamente. Localizamos al responsable del evento y le planteamos la posibilidad de retirar algunas sillas o utilizar una sala más pequeña. Respondió que tenían un par de azafatas para indicar a los asistentes que se sentasen en las primeras filas. Le dijimos que eso no sería suficiente pero no quiso saber más del tema.

El organizador pensaba que con las indicaciones de las azafatas sería bastante. Además, tenía un millón de cosas que atender. Estaba claro que no tenía mucha experiencia organizando una presentación. No entendía el efecto de una fila de sillas vacías delante de un escenario. Habían llenado la sala de sillas sólo por si acaso. ¿Sólo en caso de qué? ¿Por si gente que pasaba por la calle se animase a entrar en la Escuela de Negocios?
 
Si usted tiene previsto una asistencia, por ejemplo en el mejor de los casos, de unas cien personas; es mejor que ponga unas pocas sillas menos y tener previsto poder añadir más en caso necesario. Es mejor poner menos sillas de las que piensa que va a necesitar. Demasiadas sillas vacías da la percepción de que la ponencia no puede ser tan buena y, por el contrario, si necesita añadir alguna silla; se creará la expectación de que algo muy bueno va a ocurrir.

Al final, la intervención no resulto tan mal.  Algunos estudiantes llegaron en el último minuto. Hubo varias filas en el lado izquierdo de la sala que sólo tenían una o dos personas. Podría haber sido mucho peor. ¡Pero también pudo ser mucho mejor! Hubiese bastado con eliminar unas cuantas sillas.

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